MODUL
Microsoft Word 2007
Microsoft Excel 2007
Disusun Oleh
Yayasan Sempena Rokan Hilir
1.
Mengenal
Microsoft Word
Microsoft Word
merupakan program aplikasi pengolah kata (word
processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen
berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft
Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft.
Berikut ini adalah beberapa istilah
yang akan dipakai dalam mengoperasikan Microsoft Word 2007:
Ø Hotkey
/ shortcut
Berupa
kombinasi beberapa tombol tertentu pada
keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan
suatu proses tertentu
Ø Toolbar
(pada
Mic. Word 2007 disebut ribbon)
Pada
Mic. Word 2007, perintah-perintah sudah ditampulkan dalam grup-grup terpisah
Ø Ruler
margin (Indent)
Digunakan
untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman
First
Line Indent Right Indent
Hanging Indent
Left
Indent
v First
Line Indent
Digunakan
untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf
v Hanging
Indent
Digunakan
untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraf
v Left
Indent
Digunakan
untuk mengatur batas kiri untuk semua teks
v Right
Indent
Digunakan untuk
mengatur batas kanan untuk semua teks
2.
Mengoperasikan
Microsoft Word
A.
Membuka
Microsoft Word
Untuk membuka
Microsoft Word ada 2 cara, yaitu :
1. Double Click
icon Microsoft Word pada Desktop
2. Click
Start à
Programs à
Microsoft Office à
Microsoft Word 2007
B.
Membuat
Dokumen Baru
Jika kita baru memulai mengoperasikan
Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap
untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen
kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.
1.
Click icon atau tekan Alt+F à New à Blank Document
2.
Tekan Ctrl+N pada keyboard
C.
Membuka
File yang sudah Tersimpan
Ada
beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer
kalian, antara lain :
1.
Click icon atau tekan Alt+F à Open
2.
Tekan Ctrl+O pada keyboard
Dari ketiga cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open
File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih
dahulu. Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh
Microsoft Word.
D.
Menyimpan
Dokumen
Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan
penyimpanan. Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya dokumen.
Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara
lain:
1.
Click
icon atau tekan Alt+F à Save As
2.
Klik icon
Save pada ribbon
3.
Tekan Ctrl+S pada keyboard
Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen
anda, dan Click Save.
E.
Menutup
File Dokumen
1.
Click
icon atau tekan Alt+F à Close
2.
Klik
icon pada ribbon
F.
Menutup
Jendela Microsoft Word
Pada saat menutup jendela Microsoft word, anda pastikan terlebih dahulu
bahwa dokumen telah tersimpan dengan benar.
Ø Click icon atau tekan Alt+F àExit Word
Ø
Click pada kanan atas dari jendela Microsoft Word
3.
Mengedit
Teks
Jika anda membuat kesalahan selama penulisan
teks, Anda dapat memperbaikinya dengan :
1.
Tekan tombol BacksSpace pada keyboard untuk menghapus satu
karakter di kiri titik sisip.
2.
Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter
di kanan titik sisip.
3.
Tekan Ctrl+Y
pada keyboard, untuk melakukan pengualangan teks (repeat).
4.
Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik
icon Undo pada ribbon, untuk menghapus teks
5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan
tombol Shift+Enter.
A.
Mengcopy
Teks
Untuk meng-copy teks yang anda pilih ke
lokasi lain, lakukan :
1. Block teks yang akan anda copy
2. Click icon copy pada ribbon
3. Click icon paste pada
ribbon
Selain cara copy-paste di atas,
ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan Ctrl+C
sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V.
B.
Memformat
Teks
Anda dapat mengatur format teks dengan
menggunakan salah satu cara berikut ini :
1. Block teks yang akan anda format, kemudian
atur formatnya sesuai yang anda inginkan.
2. Tempatkan kursor pada posisi awal kemudian
mengatur formatnya. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari
posisi awal akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan
perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain dari dokumen.
Untuk mengatur teks anda dapat menggunakan
grup Font yang ada pada ribbon.
|
|||||||||
Atau dapat juga
diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F
4.
Mengatur
Paragraf
|
|
|||||||||||
|
|||||||||||
A.
Mengatur
Perataan Teks Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan
dengan posisi rata sisi kiri (left-align),
rata sisi kanan (right-align),
ditengah (center) dan rata sisi kiri
dan kanan (justify).
B.
Mengatur
Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan
atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama.
C.
Mengatur
Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar
masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.
Latihan:
Buatlah
paragraf di bawah ini dengan spesifikasi:
v Spasi
= 1.5
v Tipe
huruf = Times New Roman
v Size
huruf = 12
Dari
teks tersebut, lakukan hal berikut:
v Tekan
hotkey ctrl+S, apa yang terjadi?
v Kembali
ke teks, tekan hotkey ctrl+A, apa
yang terjadi?
v Klik
pada toolbar change case, lalu klik pada sentence case, apa yang terjadi pada
karangan tersebut?
v Klik
pada toolbar change case, lalu klik pada lowercase, apa yang terjadi pada
karangan tersebut?
v Klik
pada toolbar change case, lalu klik pada uppercase, apa yang terjadi pada
karangan tersebut?
v Klik
pada toolbar change case, lalu klik pada capitalize each word, apa yang terjadi
pada karangan tersebut?
v Klik
pada toolbar change case, lalu klik pada toggle case, apa yang terjadi pada
karangan tersebut?
v Blok
hanya pada kata “Perkenalkan ya”, lalu tekan hotkey ctrl+x, apa yang terjadi?
v Pindahkan
kursor ke sebelah kata “Momon”, lalu tekan hotkey ctrl+v, apa yang terjadi?
v Lalu
tekan hotkey ctrl+z sebanyak 2 kali,
apa yang terjadi? Apa fungsi hotkey ctrl+z?
v Blok kembali pada kata “Perkenalkan ya”, lalu
tekan hotkey ctrl+c, pindahkan
kursor ke sebelah kata “Momon”,lalu tekan hotkey ctrl+v, apa yang terjadi?
v Apa
perbedaan hotkey ctrl+x dengan ctrl+c?
v Apa
fungsi hotkey ctrl+v?
5.
Bullet
& Numbering
Sangat
membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. Dapat diatur
dengdan mengunakan ribbon Paragraph.
Numbering
Bullets
Latihan:
Buatlah
tampilan di bawah ini dengan menggunakan bullet & numbering:
6.
Styles
Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah
penulisan karya ilmiah dan laporan. Berikut ini adalah cara untuk membuat style
baru:
1. Klik
panah ke bawah pada ribbon styles
2. Klik
pada tombol new style ( )
3. Akan
muncul kotak dialog sebagai berikut:
4. Atur
style yang diinginkan
5. Klik
OK
Latihan:
v Buatlah
style baru dengan nama “MyStyle”, tipe huruf Algerian, size 14, color green
dengan tipe awal heading 1, jika dienter akan berpindah ke tipe normal.
v Buatlah
style baru dengan nama “FunStyle”, tipe huruf Times New Roman , size 18, color
blue dengan tipe awal heading 2, jika dienter akan berpindah ke tipe MyStyle.
7.
Breaks
Kadang dalam menulis naskah ada suatu halaman atau
kolom yang belum terisi sementara kita harus berpindah ke halaman lain. Hal ini
dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus menekan tombol enter berulang kali.
Caranya dengan menggunakan ribbon Insert
à
page break atau
page layout à breaks à page
atau cukup dengan menggunakan hotkey Ctrl+Enter
Membuat Kolom Berita
Langkah – Langkah untuk membuat kolom berita :
1. Click
menu tab Page Layout pada ribbon
2. Pilih
Columns yang terletak pada ribbon Page
Setup
3. Pilih
banyak pembagian kolom yang anda inginkan
8.
Membuat
Table
Untuk membuat table biasanya kita
lebih mudah dengan menggunakan Microsoft Excel. Akan tetapi Microsoft Word juga
menyediakan fasilitas untuk membuat sebuah table. Dimana dalam pembuatan
table-nya terhitung lebih mudah daripada dengan menggunakan Word 2003.
Langkah – Langkah pembuatan table :
1. Klik
menu Insert pada ribbon
2. Pilih
icon table , kemudian Insert Table
Dalam
pembuatan sebuah table disediakan beberapa menu tambahan, antara lain :
1. Insert
Dengan menu Insert kita dapat
menambahkan kolom, baris, dan cell pada saat pembuatan table.
Langkah-Langkah : Klik kanan pada
table à
Insert à
Insert …… (sesuai yg anda inginkan)
2. Merge
Dengan
Merge kita dapat menggabungkan beberapa kolom/baris menjadi satu.
Langkah-Langkah
:
a. Block
baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu
b. Klik
kanan à
Merge Cells
3. Table properties, digunakan untuk mengatur
tampilan table.
Langkah-Langkah :
a. Block
tabel terlebih dahulu
b. Klik
kanan à
Table Properties
Untuk latihan, buatlah table seperti
gambar dibawah ini!
INTRODUCTION TO MICROSOFT EXCEL 2007
Microsoft Excel atau Microsoft
Office Excel adalah sebuah program
aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan
didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft
Windows dan Mac
OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan
menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan
Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di
dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini
program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak
pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh
berbasis Mac OS,
semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini
merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan
versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang
diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System
2007 . [i]
Sebelum mulai memasuki
pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana
tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan
digunakan.
|
|
|
|
Dalam
Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :
1.
Row Heading
Row Heading (Kepala
garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading
juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas
setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536
baris.
2.
Column Heading
Column Heading (Kepala
kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya
dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian
dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A –
Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ
lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV
(berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan.
(65.536 baris dengan 256 kolom).
3.
Cell Pointer
Cell Pointer (penunjuk
sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom
dengan baris. Sel diberi
nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara
kolom A dengan baris 1.
4.
Formula Bar
Formula Bar, adalah
tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya.
Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ .
Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1,
maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .
Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi
untuk penunjuk sel aktif. Yang
dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu.
Untuk menggerakan ponter
dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel
yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar
hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu
kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan
untuk menggerakan pointer dengan keyboard :
Tombol
|
Fungsi
|
← ↑ → ↓
|
Pindah satu sel ke kiri,
atas, kanan atau bawah
|
Tab
|
Pindah satu sel ke kanan
|
Enter
|
Pindah satu sel ke bawah
|
Shift + Tab
|
Pindah satu sel ke kiri
|
Shift + Enter
|
Pindah satu sel ke atas
|
Home
|
Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
|
Ctrl + Home
|
Pindah ke sel A1 pada
lembar kerja yang aktif
|
Ctrl + End
|
Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
|
PgUp
|
Pindah satu layar ke atas
|
PgDn
|
Pindah satu layar ke bawah
|
Alt + PgUp
|
Pindah satu layar ke kiri
|
Alt + PgDn
|
Pindah satu layar ke kanan
|
Ctrl + PgUp
|
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
berikutnya
|
Ctrl + PgDn
|
Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
sebelumnya
|
Format Worksheets
Menambahkan
border dan color
Kita
dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok
terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home
Kemudian
pilihlah jenis border yang diinginkan.
Microsoft
Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan.
Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :
MErge cells & Allign Cell
Contents
Microsoft
Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama
seperti pada Microsoft word. Klik tombol
berikut pada tab home.
Dan
untuk mengatur alignment klik tombol berikut :
Latihan :
Buatlah
tabel seperti berikut ini :
Perhatikan
susunan huruf, alignment, dan
bordernya.
NIM
|
Nama
|
Pertemuan 1
|
Pertemuan 2
|
||||
Lat1
|
Lat2
|
Postes
|
Lat1
|
Lat2
|
Postes
|
||
22001234
|
Aaaa
|
90
|
95
|
100
|
95
|
90
|
100
|
22001235
|
Mmm
|
85
|
90
|
88
|
96
|
85
|
85
|
22001236
|
Ccccc
|
90
|
85
|
85
|
95
|
88
|
85
|
22001237
|
Rrrrr
|
88
|
90
|
87
|
80
|
87
|
90
|
22001238
|
Eeee
|
87
|
85
|
88
|
85
|
86
|
85
|
22001239
|
Nnnn
|
99
|
90
|
80
|
90
|
85
|
90
|
22001240
|
Gggg
|
100
|
92
|
85
|
95
|
90
|
92
|
22001241
|
Hhhh
|
88
|
90
|
90
|
100
|
95
|
90
|
22001242
|
Kkkk
|
95
|
90
|
92
|
88
|
90
|
90
|
22001243
|
Jjjjj
|
90
|
85
|
88
|
85
|
100
|
85
|
Bloklah
field Nama, lalu pilih tab Home è Sort & Filter lalu pilih Sort
A to Z.
Convert
Text To Columns
Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang
tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih. Kita dapat menggunakan Convert Text to
Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab,
dan lainnya.
Cara
:
Ketiklah “pengantar komputer” dalam sebuah cell.
Pilih
tab DATA è Text to Columns
Akan
muncul window seperti berikut :
Delimited dipilih jika dua buah
kata tersebut dipisahkan oleh koma
atau tab.
Fixed Width untuk mengeset data
terpisah dengan ukuran tertentu.
Setelah
finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang
berbeda.
HEADER & FOOTER
Seperti
pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya :
Pilih
tab Insert è
Header Footer
o
Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian
terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang
kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika
yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang
|
Fungsi
|
+
|
Penjumlahan
|
-
|
Pengurangan
|
*
|
Perkalian
|
/
|
Pembagian
|
^
|
Perpangkatan
|
%
|
Persentase
|
Proses perhitungan akan
dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat
(^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).
Latihan 1 :
Ketiklah contoh berikut
dalam excel anda dan hitunglah total tersebut dengan menggunakan fungsi
penjumlahan. ( total = Harga x Jumlah).
Setelah selesai silakan simpan dengan nama file : latihan1.xls.
o Menggunakan
Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah
disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan.
kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan
fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat
sel atau range. Argumen ini harus
ditulis dengan diapit tanda kurung ().
Beberapa Fungsi yang
sering digunakan:
1.
Fungsi Average(…)
Fungsi
ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk
umum penulisannya adalah =AVERAGE(number1,number2,…), dimana
number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai
rata-ratanya.
2.
Fungsi Logika IF(…)
Fungsi
ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya,
jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0.
Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
Lambang
|
Fungsi
|
=
|
Sama dengan
|
<
|
Lebih kecil dari
|
>
|
Lebih besar dari
|
<=
|
Lebih
kecil atau sama dengan
|
>=
|
Lebih
besar atau sama dengan
|
<>
|
Tidak sama dengan
|
3.
Fungsi Max(…)
Fungsi ini digunakan
untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum
penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…),
dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan
dicari nilai tertingginya.
4.
Fungsi Min(…)
Sama
halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai
terendah dari sekumpulan data numerik.
5.
Fungsi Sum(…)
Fungsi SUM digunakan
untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan
fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…).
Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.
6.
Fungsi Left(…)
Fungsi left digunakan
untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum
penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars).
Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah
kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
7.
Fungsi Mid(…)
Fungsi ini digunakan
untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum
pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars).
Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.
8.
Fungsi Right(…)
Fungsi ini merupakan
kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari
sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks..
Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars).
Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah
kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
9.
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP
Fungsi HLOOKUP dan
VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau
secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array,
Row_index_num,…)
=VLOOKUP(Lookup_value,
Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat
dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai
HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai
VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka
untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor
1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut.
o
Menggunakan GRAFIK
Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana
dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat. Dengan fungsi grafik
para ilmuwan dapat menampilkan data mereka. Ms Excel menyediakan berbagai macam bentuk grafik yang mencakupi
Line, XY, Column, Bar, Batang, Area, Stock, dan sebagainya. Grafik dapat
dilihat dalam menu INSERT sebagai berikut.
Setelah klik tombol , maka akan muncul menu sebagai berikut :
Setelah masuk ke Insert Chart, maka silakan pilih jenis
grafik yang anda inginkan sesuai selera anda.